Согласно ч. 1 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду.
Возмещение расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, осуществляется при соблюдении двух условий, изложенных в Письме ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488:
- перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, должен быть установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;
- размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих работников также должны быть установлены
коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом либо трудовым договором.
Перечень работников учреждения, чья работа носит разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения. Работники, внесенные в этот список, получают либо проездные билеты, либо денежные средства на их приобретение. Но в любом случае после того, как истечет срок, на который был куплен билет, они должны отчитаться перед финансовой службой учреждения: составить авансовый отчет и сдать его вместе с проездным билетом.
Если сотрудник ездит общественным транспортом, то возможно несколько видов компенсации. В зависимости от ситуации формулировки могут быть такими:
- "Работнику выплачивается компенсация реальных расходов на проезд на основании проездных билетов, предоставленных по итогам рабочей недели, не позднее …….. рабочих дней с момента окончания рабочей недели";
- "Работнику устанавливается компенсация расходов на проезд в размере …….. рублей в месяц. Компенсация выплачивается пропорционально отработанному в каждом месяце времени. Компенсация расходов на проезд не выплачивается за периоды отсутствия на работе, в том числе и в случае предоставления отпуска";
- "Работнику в качестве компенсации расходов на проезд предоставляется единый проездной билет на все виды городского транспорта. Единый проездной билет на будущий месяц выдается руководителем подразделения либо его заместителем не позднее 29 числа каждого месяца".
Расходы работодателя, связанные с компенсацией расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, но при соответствующем документальном оформлении (Письмо Минфина России от 29.08.2006 N 03-03-04/1/642).
Поскольку в вашей ситуации коллективным договором предусмотрена возможность компенсации транспортных расходов по служебным целям,
отказать в их компенсации Вам не должны. Однако учитывая необходимость документального подтверждения данных расходов, (что представляется весьма сложным при оплате проезда на маршрутках), считаем возможным выплату Вам компенсации транспортных расходов в виде оплаты проездного билета на все виды городского транспорта либо в виде выплаты соразмерной компенсации в определенном размере к оплате труда. Все эти обстоятельства должны быть оговорены Вами с работодателем и оформлены коллективным либо трудовым договором, соглашением или приказом/распоряжением руководителя организации.
Радченко Сергей
Юрасов Владимир Станиславович
Шигидина Елена Александровна
Провоторов Дмитрий Владимирович
Качур Нина Федоровна
Полещук Юлия Олеговна
Каминский Владислав Георгиевич
Кристина Руслановна Колесник
Канунцева Мария Владимировна
Басалаева Светлана Павловна
Сорокин Дмитрий Александрович