Индивидуальные предприниматели должны обеспечивать сохранность первичных учетных документов, книги учета доходов и расходов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей). Что делать, если книга утрачена? Выход один – восстанавливать. На основании копий документов, полученных из обслуживающих банков, от контрагентов и из налоговой инспекции, нужно будет сформировать утраченный журнал хозяйственных операций и книгу учета доходов и расходов.
По мнению налоговых органов, в случае непредставления в установленный срок налогоплательщиком в налоговый орган Книги учета к налогоплательщику применяется ответственность, предусмотренная п. 1 ст. 126 НК РФ. Однако суды уточняют, что ответственность за непредставление налоговому органу документов и (или) иных сведений по п. 1 ст. 126 НК РФ может быть применена только в том случае, если запрашиваемые налоговым органом документы имеются в наличии у налогоплательщика и есть реальная возможность их представить (см.: Постановления ФАС ВВО от 17.11.2006 N А29-13970/2005А, от 07.04.2008 N А29-5357/2007; ФАС УО от 11.09.2007 N Ф09-7310/07-С3; ФАС СЗО от 20.02.2009 N А42-3046/2008). В любом случае избежать штрафных санкций можно при условии, что документы были утрачены не по вине индивидуального предпринимателя, факт утраты зафиксирован надлежащим образом и налогоплательщик предпринял реальные действия, направленные на их восстановление.
Каковы налогово-правовые последствия, если восстановить книгу учета все-таки не удалось? В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ у налоговиков есть право определять суммы налогов, подлежащие уплате, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о проверяемом налогоплательщике, а также об иных аналогичных налогоплательщиках в случае непредставления в течение более двух месяцев в налоговый орган необходимых документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.