При утрате документа, удостоверяющего акт гражданского состояния (его порчи, не читаемости и пр.) ФЗ «О регистрации актов гражданского состояния» (статья 9) указывает на необходимость обращения гражданина в тот отдел регистрации актов гражданского состояния, в котором была произведена первоначальная запись. Тем не менее, это не означает, что существует возможность только личного обращения или выдачи доверенности на совершение запроса в иностранном государстве. В соответствии с Приказ МИД РФ N 20086, Минюста РФ N 311 от 25.12.2008 (ред. от 30.03.2010) "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов" гражданин для истребования повторного свидетельства о рождении с территории государств-членов Содружества Независимых Государств (далее - СНГ) заявитель представляет в орган ЗАГС по месту жительства или орган ЗАГС субъекта Российской Федерации (лично или почтовым отправлением) следующие документы:
а) заявление в произвольной форме, которое лично подписывается заявителем или его доверенным лицом, с указанием даты его составления; оно может быть заполнено при помощи средств электронно-вычислительной техники или от руки разборчиво чернилами черного или синего цвета; не допускается исправление ошибок путем зачеркивания и с помощью корректирующих средств;
б) обращение-анкету (образец анкеты представлен в приложении N 5 к Административному регламенту) по истребованию документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, заполненную в двух экземплярах на каждый документ отдельно и подписанную заявителем. Заполнение анкеты осуществляется с использованием компьютерной, машинописной техники или разборчивым почерком. Адреса места жительства и органа ЗАГС указываются полностью, включая почтовый индекс. Все графы заполняются как можно более точной информацией. При отсутствии данных указывается причина, а в графе "дополнительные сведения" приводится уточняющая информация.
По усмотрению заявителя анкета может быть дополнена копиями иных документов, облегчающих и ускоряющих поиск необходимой актовой записи.
в) квитанцию об оплате государственной пошлины.
Анкеты и квитанцию об оплате государственной пошлины заявитель может получить в органах ЗАГС по месту жительства при личном обращении. В ЗАГСе гражданину обязаны помочь в оформлении документов. Государственные органы обязаны предоставить услугу по истребованию документа в уполномоченных органах власти иностранных государств. Результатом предоставления данной услуги является направление Вам истребованного документа или предоставление информации о том, что архив не сохранился. В последнем случае гражданин обращается в суд, прилагая эти ответы о том, что документы не сохранились, с заявлением об установлении факта государственной регистрации акта рождения (к заявлению прилагаются все документы, в том числе свидетельство о рождении, которое на взгляд сотрудников ЗАГСа утрачено (то есть в данном случае испорчено, не читаемо).