В соответствии с Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 (ред. от 27.05.2011) "Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации" замена паспорта производится, в том числе, при непригодности паспорта для дальнейшего использования вследствие износа, повреждения или других причин. Понятие «непригодности» оценочное. Поэтому Вы можете обжаловать действие сотрудника руководителю или в судебном порядке.