Здравствуйте! Спасибо за вопрос.
Согласно п. 2 ст. 47 ГК РФ, регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния (АГС) путем внесения соответствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей.
Регистрацию АГС обеспечивают органы записи актов гражданского состояния (ЗАГС). Функции органов ЗАГС при их отсутствии могут возлагаться на органы местного самоуправления.
Заявление пишется в свободной форме с указанием необходимости получения такого рода информации (свидетельства, ответ на запрос и т.п.).